Kako isplanirati celu radnu nedelju za samo pola sata

Ponedeljak retko krene loše zato što posla ima previše. Mnogo češće krene loše zato što nije jasno odakle početi, pa se prvi sati potroše na poštu, sitnice i prisećanje šta je ono beše ostalo od prošle sedmice.

Pola sata planiranja, u petak pre odlaska s posla ili u nedelju predveče, dovoljno je da se to izbegne. Nije vam potrebna posebna aplikacija ni skup planer; papir ili obična beleška u telefonu sasvim su dovoljni. Evo kako da tih trideset minuta rasporedite.

Prvih pet minuta: sve iz glave na papir

Zapišite sve što vam pada na pamet, bez reda i bez razmišljanja o važnosti: poslovne zadatke, pozive koje dugujete, račune, roditeljski sastanak, majstora kog treba zvati. Cilj je da ništa ne ostane samo u pamćenju, jer ono što nosite u glavi stalno iskrsava u pogrešnom trenutku.

Prelistajte i poruke i poštu iz prethodne nedelje, da proverite da li ste nekome nešto obećali.

Sledećih pet: šta je već zakazano

Otvorite kalendar i pogledajte sastanke, rokove, termine kod lekara, dečje aktivnosti i sve ostalo što ima tačno vreme. To je kostur nedelje oko kog se raspoređuje ostatak. Odmah ćete videti koji su dani zgusnuti, a koji imaju prostora za posao koji traži mir.

Ako se dve obaveze preklapaju, sada je trenutak da jednu pomerite, a ne u sredu ujutru.

Deset minuta: tri glavna zadatka i raspored po danima

Vratite se na spisak i postavite sebi jedno pitanje: šta mora da bude završeno do petka da bih nedelju smatrao uspešnom? Izaberite najviše tri takve stvari. Sve ostalo je važno, ali drugorazredno.

Zatim rasporedite zadatke po danima:

1. Tri glavna zadatka dobijaju mesto prva, i to u danima i satima kada ste najodmorniji.
2. Veliki zadatak podelite na korake i svakom dajte svoj dan. „Završiti izveštaj“ nije korak; „prikupiti podatke za izveštaj“ jeste.
3. Slične sitne obaveze spojite: sve pozive obavite u jednom cugu, sve uplate u drugom.
4. Ono što možete da prepustite nekom drugom, označite i prosledite odmah u ponedeljak.
5. Ono što nije ni hitno ni važno prebacite na spisak „jednom kasnije“ ili precrtajte bez griže savesti.

Po danu planirajte jedan veći zadatak i nekoliko manjih. Spisak od petnaest stavki za utorak nije plan, već unapred pripremljeno razočaranje.

Pet minuta: ostavite prazan prostor

Nedelja u kojoj je svaki sat popunjen raspada se pri prvom nepredviđenom pozivu. Zato svesno ostavite slobodne delove dana, a po mogućstvu i jedno celo popodne bez zakazanih obaveza. Taj prostor će se sigurno popuniti onim što iskrsne, a ako se to ne desi, dobili ste vreme da nešto završite ranije.

U raspored upišite i ono što nije posao: trening, ručak sa prijateljem, veče bez obaveza. Ono što nije u planu prvo otpada kada nastane gužva.

Poslednjih pet: pripremite ponedeljak

Na kraju odlučite šta je prva stvar koju ćete uraditi u ponedeljak ujutru, pre otvaranja pošte. Pripremite sve što vam je za to potrebno: dokument, beleške, broj telefona. Kada je početak jasan, lakše se kreće i manje je verovatno da ćete prvi sat provesti lutajući.

Pogledajte i praktične stvari za narednih nekoliko dana: šta treba kupiti, šta poneti, da li je nešto potrebno pripremiti za decu ili put.

Tokom nedelje: dva minuta dnevno

Plan vredi samo ako ga gledate. Svakog jutra bacite pogled na taj dan, a uveče precrtajte urađeno i neurađeno prebacite dalje. Ako isti zadatak selite treći put, zapitajte se zašto: možda je prevelik, pa ga treba razbiti na delove, a možda zapravo nije potreban.

Planovi se nikada ne ostvare u potpunosti, i to nije znak da planiranje ne radi. Njegova svrha nije savršeno ispunjen raspored, već to da u svakom trenutku znate šta je najvažnije i šta možete da pustite.

Posle nekoliko nedelja ovaj postupak postaje rutina i često traje kraće od pola sata. Zauzvrat dobijate mirnije nedeljno veče i ponedeljak koji počinje radom, a ne traženjem početka.